doument

Inteligentne urządzenia wielofunkcyjne stanowią dzisiaj już obowiązkowe narzędzia do pracy biurowej, które znajdziemy nie tylko w firmach, ale również w gospodarstwach domowych. Nowy raport IDC określił rolę tych urządzeń, jaką odgrywają w procesie pracy i pokazuje, że nadal są bardzo cenione. Co za tym idzie, jedynie jedna trzecia europejskich przedsiębiorstw ma w planach całkowite przejście na cyfrowe dokumentowanie działalności swojej firmy.

Wspomniany raport został zrealizowany na prośbę firmy Oki Europe i można z niego wywnioskować, że bardzo dużo firm chętnie przeszłoby całkowicie na elektroniczne przechowywanie dokumentów, co pozwoliłoby im na zwolnienie fizycznej przestrzeni, która jest teraz zajmowana przez stosy dokumentów w wersji papierowej. Obecnie nadal stosunkowa większość europejskich firm korzysta ze swoistej hybrydy, czyli kombinacji dokumentów papierowych oraz cyfrowych. Takie podejście oczywiście również ułatwia pracę, lecz można czasem delikatnie się pogubić, gdyż archiwizowanie dokumentów nie odbywa się w jednym miejscu. Wobec tego, przechowywanie dokumentacji w wersji elektronicznej rozwiązuje jeden z największych problemów, który dotyczą zgromadzenia danych w różnych miejscach.

4052848608_890268e24b_o

Nie oznacza to jednak, że urządzenia wielofunkcyjne przestaną być praktycznie potrzebne. Będą one bardzo pomocne właśnie przy procesie digitalizacji danych, a to dzięki swoim możliwościom do skanowania dokumentów. Wszystkie istniejące materiały w wersji papierowej, będą musiały zostać przecież w jakiś sposób umieszczone w wirtualnej rzeczywistości. Najłatwiej będzie to osiągnąć za pomocą skanowania dokumentów i umieszczania ich w odpowiednich miejscach, chociażby w popularnym formacie PDF. Rola urządzeń wielofunkcyjnych w tym procesie będzie nieoceniona, chociaż trzeba przyznać, że praca ta będzie dosyć żmudna i mozolna.

Cyfryzacja dokumentów oznacza również zwiększenie wydajności pracowników, którzy nie będą już musieli tracić cennego czasu na długich poszukiwaniach potrzebnych informacji. Wszystko będą mieli dostępne z pomocą komputera, a wyszukiwanie ograniczy się do kilku kliknięć komputerowej myszy. Produktywność pracowników jest chyba jedną z najważniejszych rzeczy dla każdego przedsiębiorcy, gdyż bezpośrednio przekłada się na lepsze wyniki jego firmy. Wobec tego, warto poważnie rozważyć pełną digitalizację dokumentacji firmowej – jest to praca niekiedy długa, lecz z pewnością odwdzięczy się w wynikach osiąganych przez przedsiębiorstwo.